Planilla de control de stock en Excel paso a paso

Una planilla de control de stock en Excel o Google Sheets alcanza para una pyme con pocos artículos y una sola persona cargando, siempre que esté bien armada: tres hojas, columnas fijas, fórmulas que suman movimientos por código y una validación que impida tipear mal. Este artículo explica cómo armarla paso a paso, con las fórmulas en español, un ejemplo con una empresa inventada y una respuesta honesta a la pregunta de cuándo la planilla deja de alcanzar. No hay archivo para descargar: lo que sigue le permite armarla en una tarde con sus propios artículos.

Las tres hojas de una planilla de control de stock

El error más común es tener una sola hoja donde alguien corrige el stock a mano. Así no hay historia, no se sabe quién movió qué y el número de hoy no se puede reconstruir. Una planilla que funciona separa tres cosas:

• Artículos. El maestro: una fila por producto, con código, descripción, unidad, costo, punto de pedido y stock inicial al día en que empieza la planilla.
• Movimientos. Una fila por cada entrada o salida: fecha, código, tipo (Entrada o Salida), cantidad, referencia (remito o factura) y quién la cargó. Nunca se borra ni se edita una fila vieja; un error se corrige con un movimiento inverso.
• Resumen. Se calcula solo: por cada código, stock inicial, entradas, salidas, stock actual, punto de pedido, alerta y valor al costo. Nadie tipea acá.

Columnas mínimas

En la hoja Artículos: código (A), descripción (B), unidad (C), costo (D), punto de pedido (E), stock inicial (F). En Movimientos: fecha (A), código (B), tipo (C), cantidad (D), referencia (E), responsable (F). En Resumen: código (A), descripción (B), stock inicial (C), entradas (D), salidas (E), stock actual (F), punto de pedido (G), alerta (H), valor (I).

El código es la columna que une todo. Conviene que sea corto, sin espacios y que no cambie nunca; si usa el mismo código que el sistema de facturación, después la migración es más fácil.

Fórmulas concretas en español

Las fórmulas siguientes están en la sintaxis de Excel y Google Sheets en español, con punto y coma como separador; si su configuración regional usa coma, cámbielos. Si su Excel está en inglés, los nombres son VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS e IF.

Para la fila 2 de la hoja Resumen, con el código en A2:

• Descripción, traída del maestro: =BUSCARV(A2;Articulos!A:B;2;FALSO). En versiones recientes también sirve =BUSCARX(A2;Articulos!A:A;Articulos!B:B).
• Stock inicial: =BUSCARV(A2;Articulos!A:F;6;FALSO).
• Entradas, sumando todos los movimientos de ese código con tipo Entrada: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Entrada").
• Salidas: la misma fórmula con "Salida".
• Stock actual: =C2+D2-E2.
• Punto de pedido: =BUSCARV(A2;Articulos!A:E;5;FALSO).
• Alerta de reposición: =SI(F2<=G2;"REPONER";"").
• Valor al costo: =F2*BUSCARV(A2;Articulos!A:D;4;FALSO).

Si prefiere una sola condición, SUMAR.SI alcanza cuando separa entradas y salidas en dos columnas distintas de la hoja Movimientos. Con un formato condicional sobre la columna Alerta (fondo rojo si dice REPONER), la lista de compras se ve de un vistazo. Para el punto de pedido de cada artículo, la fórmula y un ejemplo están en control de stock para pymes.

Validación de datos para no tipear mal

La planilla se rompe cuando alguien escribe "TOR-8x1" en una fila y "TOR 8X1" en otra: para la fórmula son dos artículos distintos y el stock actual deja de ser cierto. La validación de datos lo impide:

• En Movimientos, columna código: Datos, Validación de datos, criterio Lista, origen la columna A de la hoja Artículos. En Sheets se llama "Lista de un rango". Marque que se rechace la entrada inválida, no solo que avise.
• Columna tipo: lista con dos valores, Entrada y Salida.
• Columna cantidad: número entero mayor que cero.
• Columna fecha: fecha válida, idealmente no futura.

Proteja la hoja Resumen para que nadie la edite, y la hoja Artículos para que solo una persona agregue códigos. En Sheets, además, el historial de versiones muestra quién cambió qué.

Un ejemplo: Dietética Ejemplo

Dietética Ejemplo es un local inventado con 140 artículos, un depósito y dos personas: la dueña y una empleada. Antes, el stock se controlaba contando el estante los lunes. Con la planilla, la empleada carga cada remito de proveedor como Entrada y, al cierre del día, las ventas por artículo como Salida, tomadas de la caja.

En la segunda semana, la hoja Resumen mostró 9 artículos con alerta REPONER, entre ellos los dos que más venden (almendras a granel y harina de almendras), que antes faltaban una semana por mes. También mostró 23 artículos sin ninguna salida en 60 días, que valorizados al costo eran el 18% del stock. La dueña dejó de reponerlos y usó esa plata para no quedarse sin los nueve de arriba. La rotación por artículo, que antes no conocía, la calcula ahora dividiendo las salidas del período por el stock promedio.

Tiempo de carga: unos 15 minutos por día. Para 140 artículos y una persona cargando, la planilla alcanza.

Cuándo la planilla deja de alcanzar

Hay cuatro señales claras:

1. Más de 300 artículos. La hoja Resumen se vuelve lenta, el maestro deja de estar al día y aparecen códigos duplicados.
2. Más de una persona cargando. Dos personas en el mismo archivo generan filas pisadas, movimientos repetidos y nadie sabe quién cargó qué. Sheets lo mitiga, pero no asigna permisos por fila ni valida contra un remito.
3. Más de un depósito. Hace falta una columna de depósito y transferencias que son salida de uno y entrada de otro; el doble movimiento manual es la primera fuente de diferencias de inventario.
4. Ventas online. Cada venta en Tiendanube o Mercado Libre debería ser una salida en el minuto en que ocurre, y publicar stock disponible en los dos canales. Eso no se sostiene a mano.

A partir de ahí, lo que viene es un sistema de gestión con módulo de stock, que registra cada movimiento desde la factura y el remito sin que nadie lo tipee dos veces. La página sobre Google Sheets y Excel como sistema de gestión explica qué se pierde y qué se gana al dar ese paso.

Hay un caso intermedio frecuente: la empresa ya tiene sistema, pero el dueño lo consulta exportando a Excel cada semana para armar el resumen que el sistema no muestra como él quiere. Para eso existe el Consultor de Gestión de Pulso: lee el stock y las ventas del sistema y responde por WhatsApp preguntas como "¿qué artículos están bajo el punto de pedido?" o "¿qué no se movió en 60 días y cuánto vale?", sin exportar nada. Si ya tiene sistema y sigue armando la planilla, puede coordinar una demo con sus propios artículos.