Cómo bajar las cuentas corrientes vencidas

Vender a cuenta corriente es parte del negocio en la mayoría de las pymes que venden a otras empresas. El problema no es el plazo: es que el plazo se estira sin que nadie lo decida. Un cliente que paga a 60 días cuando acordó 30 le está pidiendo prestado a tasa cero, y si son cincuenta clientes, la empresa financia a sus compradores con la plata de proveedores y sueldos. Este artículo explica cómo medir el problema, qué rutina semanal baja los vencidos y cómo un agente puede armar la lista de llamadas cada lunes.

Primero, medir: antigüedad de saldos

El informe que ordena todo es la antigüedad de saldos: cuánto le deben, separado por cuánto tiempo hace que venció. Las bandas habituales:

• A vencer: facturas dentro del plazo acordado.
• 1 a 30 días vencidos: atraso normal; se resuelve con un recordatorio.
• 31 a 60 días: ya requiere una llamada y, en general, dejar de despachar hasta regularizar.
• 61 a 90 días: riesgo real; interviene el dueño o el responsable comercial.
• Más de 90 días: probable incobrable si no se actúa; conviene documentar la deuda.

Con ese informe salen tres indicadores que vale la pena mirar todos los meses:

• Vencido sobre total de cuenta corriente: si el 40% de lo que le deben está vencido, el plazo que usted da no es el que cobra.
• Días promedio de cobro: saldo de clientes dividido por la venta diaria promedio. Si vende a 30 días y cobra a 52, ahí está el financiamiento que regala.
• Concentración: qué parte del vencido está en los cinco clientes más grandes. Define por dónde empezar.

La rutina semanal que baja los vencidos

Las empresas que cobran bien no tienen un cobrador agresivo: tienen una rutina que se cumple. Una versión que funciona en pymes de 10 a 80 personas:

Lunes: se saca la antigüedad de saldos y se arma la lista de llamadas de la semana, ordenada por monto vencido y antigüedad. Se asigna cada cliente a una persona (el vendedor que lo atiende, administración o el dueño según la banda).

Martes a jueves: se llama o se escribe. Cada contacto queda anotado con fecha, con quién se habló y qué se acordó ("paga el viernes", "pide la factura de nuevo", "reclama una nota de crédito"). Las promesas tienen fecha.

Viernes: se revisan las promesas vencidas de la semana. Lo que no se cumplió sube de banda y cambia de responsable. Se decide a quién se le suspende el despacho.

Tres reglas que acompañan la rutina:

• El recordatorio sale antes del vencimiento, no después. Un mensaje tres días antes con el detalle de la factura evita la mitad de los atrasos cortos.
• Las diferencias (facturas rechazadas, devoluciones, notas de crédito pendientes) se resuelven en 48 horas. Son la excusa más usada para no pagar.
• El vendedor cobra su comisión sobre lo cobrado, no sobre lo facturado.

La cuarta pieza es el límite de crédito, porque el momento más barato para evitar un vencido es antes de despachar. Un límite por cliente, cargado en el sistema, hace que el pedido que lo supera se detenga para revisión. Para clientes nuevos, un monto bajo (una o dos compras promedio) hasta que acumulen tres o cuatro pagos en fecha; para clientes con historial, entre una y dos veces su compra mensual promedio, con más margen para quien paga en fecha y menos para quien se atrasa. Se revisa cada seis meses. El límite no es un castigo: es la forma de que el vendedor no tenga que decidir solo si le despacha o no al cliente que debe tres facturas.

Qué reportes sacar del sistema

Casi todos los sistemas de gestión tienen estos informes, con distintos nombres. En Tango Gestión están en el módulo de Ventas o Cuentas Corrientes; en Dux, en Cobranzas e Informes. Los cuatro que necesita:

1. Composición de saldos por cliente, con cada comprobante pendiente y su fecha de vencimiento.
2. Antigüedad de saldos por bandas, total y por vendedor o zona.
3. Ranking de deudores por saldo vencido.
4. Historial de pagos por cliente: cuánto tarda en promedio cada uno en pagar. Es lo que permite distinguir al que siempre paga a 45 días del que empezó a atrasarse el mes pasado.

Si el sistema no tiene el cuarto, se construye con el primero: fecha de pago menos fecha de vencimiento, promedio por cliente.

Un ejemplo con números: Distribuidora Ejemplo SRL

Distribuidora Ejemplo SRL vende alimentos a 380 comercios con cuenta corriente, factura $210 millones por mes y da 21 días de plazo. En agosto, la antigüedad de saldos mostraba:

El plazo promedio de cobro era de 27 días contra los 21 pactados; el vencido, $92 millones, el 48% de la cartera. Ocho clientes concentraban $31 millones del vencido. Se cobraba cuando el preventista pasaba.

Implementó la rutina semanal, con el agente armando la lista cada lunes, límites de crédito para los 380 clientes y comisiones sobre lo cobrado. En noviembre: vencido de $54 millones (el 29% de la cartera), plazo promedio de 23 días y la banda de más de 90 días en $3 millones. Los $38 millones de diferencia son caja que antes estaba en la calle. Costó tres llamadas por día de una persona de administración y una conversación incómoda con dos clientes grandes.

Cómo un agente arma la lista cada lunes

El Consultor de Gestión de Pulso se conecta en modo lectura al sistema de gestión y, cada lunes a la hora que usted defina, manda por WhatsApp la lista de cobranza de la semana: clientes con saldo vencido ordenados por monto y antigüedad, con el detalle de comprobantes, el vendedor que los atiende y cuánto tardó cada uno en pagar las últimas tres veces. Además responde en el momento:

Usted: ¿Quién me debe más de 60 días?

Pulso: Once clientes, por $19,4 millones en total. Los tres principales: Autoservicio Norte, $5,1 millones (tres facturas de agosto); Almacén Central, $3,8 millones, que históricamente pagaba a 25 días y se atrasó desde septiembre; Kiosco Ruta 9, $2,2 millones, sin pagos desde julio. Autoservicio Norte sigue comprando: tiene un pedido de $900.000 pendiente de despacho.

Usted: ¿Cuánto cobré esta semana contra lo que vencía?

Pulso: Vencían $41 millones y cobró $33 millones, el 80%. La semana anterior fue el 71%. Los $8 millones que faltan están en seis clientes; cuatro de ellos tienen promesa de pago anotada para el lunes.

El agente lee lo que está en el sistema: los recibos tienen que cargarse en el día para que la lista sea confiable. Con Tango y Dux la conexión ya existe; con otros sistemas, un agente puede conectarse si hay API o acceso de lectura a la base, como se explica en cómo saber si su sistema tiene API.

Para ver la lista del lunes armada con su propia cuenta corriente, coordine una demo: se la mostramos con los datos de su sistema.