Control de stock para pymes

En casi todas las pymes que venden productos pasa lo mismo: falta lo que más se vende y sobra lo que no se vende. No es mala suerte. Es que las compras se deciden con la memoria, con el catálogo del proveedor o con el último pedido, y no con la velocidad a la que cada artículo sale. Este artículo explica tres herramientas simples (punto de pedido, rotación e inventario ABC), cómo aplicarlas con los datos que ya están en su sistema y cómo un agente puede avisar antes de que falte.

Por qué falta lo que se vende y sobra lo que no

Hay tres causas que se repiten:

• El pedido se arma mirando el estante, no las ventas. Si hoy hay 40 unidades, parece mucho; si se venden 12 por día y el proveedor tarda cinco, faltan en tres días.
• El proveedor manda lo que quiere vender. Los combos y las promociones de compra llenan el depósito de artículos de baja salida.
• El sistema tiene los datos pero nadie los consulta. Ventas por artículo, stock actual y última compra están cargados; el informe que los cruza no lo saca nadie.

El costo tiene dos caras: la venta que se pierde cuando no hay (y el cliente que se va a otro lado) y el capital inmovilizado en lo que no sale, que además ocupa lugar y se vence.

Punto de pedido: cuándo comprar

El punto de pedido es el nivel de stock al que hay que disparar la compra para que la mercadería llegue antes de quedarse sin nada. La fórmula básica:

Punto de pedido = venta diaria promedio × días de reposición + stock de seguridad

• Venta diaria promedio: unidades vendidas en las últimas 4 a 8 semanas divididas por los días de venta.
• Días de reposición: desde que hace el pedido hasta que la mercadería está en la góndola, incluido el tiempo que el proveedor tarda en confirmar.
• Stock de seguridad: un colchón para los días en que se vende más que el promedio o el proveedor se atrasa. Una regla simple es cubrir dos o tres días más de venta; con productos críticos, más.

Ejemplo: un artículo vende 12 unidades por día, el proveedor tarda 5 días y usted quiere 3 días de colchón. Punto de pedido: 12 × 5 + 12 × 3 = 96 unidades. Cuando el stock baja de 96, se compra. Cuánto comprar depende del lote mínimo del proveedor y de cuánto quiere cubrir; un criterio habitual es pedir para dos o tres ciclos de reposición.

Rotación e inventario ABC: qué mirar y dónde

La rotación dice cuántas veces vende y repone el stock en un período. Se calcula dividiendo el costo de lo vendido por el stock promedio, los dos valorizados al costo.

Rotación anual = costo de ventas del año ÷ stock promedio al costo

Una rotación de 6 significa que el stock da la vuelta cada dos meses; de 1, que lo que hay en el depósito tarda un año en venderse. El número útil no es el total de la empresa sino por familia o por artículo: ahí aparecen los que llevan ocho meses sin moverse. Su complemento es la cobertura en días: stock actual dividido por venta diaria. "Tengo 40 días de este artículo y 3 de aquel" es una frase que ordena cualquier reunión de compras.

Nadie puede controlar 3.000 artículos con la misma atención. El análisis ABC los ordena por lo que facturan (o por margen) y los separa en tres grupos:

• A: el 20% de los artículos que explica alrededor del 80% de la venta. Se controlan todas las semanas, con punto de pedido calculado y stock de seguridad.
• B: el 30% siguiente, que suma un 15% de la venta. Se revisan cada quince días.
• C: el 50% restante, que suma un 5% de la venta. Se compran en lotes grandes, con poca frecuencia, o se evalúa dejar de tenerlos.

Los porcentajes varían por rubro, pero la forma es siempre la misma: pocos artículos concentran la venta y muchos casi no la mueven. Los faltantes que duelen son los de A; el sobrestock que inmoviliza capital suele estar en C.

Un ejemplo con números: Ferretería Los Álamos

Ferretería Los Álamos tiene un local y un depósito, 2.800 artículos activos en el sistema y factura $38 millones por mes. El dueño sacó del sistema tres informes: ventas por artículo de las últimas ocho semanas, stock actual valorizado y última fecha de compra por artículo. Lo que encontró:

• 410 artículos (el 15%) explicaban el 78% de la facturación. De esos, 31 tenían menos de tres días de cobertura ese lunes.
• 1.120 artículos no se habían vendido ni una unidad en seis meses. Valorizados al costo, eran $9,4 millones, el 22% del stock total.
• La rotación general era de 4,1 veces por año; la de la familia de herramientas eléctricas, 9; la de ferretería fina, 1,3.

Con eso definió punto de pedido para los 410 artículos A, dejó de reponer 600 artículos C sin venta y liquidó parte del resto con descuento. Tres meses después: la cobertura de los A nunca bajó de cinco días, el stock total bajó $6 millones y la facturación subió un 4% con el mismo local, en buena medida porque dejaron de faltar los que más se vendían.

Lo que le costó no fue el análisis sino repetirlo: los tres informes llevan una mañana cada semana si se hacen a mano.

Cómo un agente avisa antes de que falte

Un agente de IA conectado en modo lectura al sistema de gestión hace esa mañana de trabajo cada noche. El Consultor de Gestión de Pulso lee ventas, stock y compras y responde por WhatsApp:

Usted: ¿Qué tengo que reponer esta semana?

Pulso: Nueve artículos A están por debajo de su punto de pedido. Los tres más urgentes: Disco de corte 115 mm, con stock para 1 día al ritmo de las últimas cuatro semanas; Cinta de papel 24 mm, 2 días; Tornillo autoperforante 8x1, 2 días. Para los nueve, reponer las cantidades de la última compra cubre 18 días. Le mando la lista completa con el proveedor habitual de cada uno.

Usted: ¿Qué artículos no se mueven desde hace más de seis meses y cuánto valen?

Pulso: 1.084 artículos sin ventas desde abril, $8,9 millones al costo. El 40% de ese valor está en 60 artículos de ferretería fina y herrajes de bronce. Si quiere, los ordeno por valor para una liquidación.

Además de responder, el agente manda un aviso semanal con los artículos A debajo del punto de pedido, sin que nadie lo pida. Funciona con los sistemas que Pulso ya integra, como Tango y Dux; con otros, como los que describe el hub de sistemas de gestión, un agente puede conectarse si hay API o acceso de lectura a la base de datos.

Para ver el aviso de faltantes con los datos de su propio stock, coordine una demo: le pedimos el informe de ventas por artículo y se lo mostramos armado.