IA para distribuidoras y mayoristas

Una distribuidora o un mayorista vive de tres cosas: la rotación de la mercadería, el margen por lista de precios y la cobranza de cuentas corrientes largas. Las tres están cargadas en el sistema de gestión, y aun así la mayoría de los dueños las sigue por planillas que alguien arma el viernes. Este artículo explica qué puede y qué no puede hacer un agente de inteligencia artificial en ese tipo de empresa, con ejemplos y números.

Cómo es la operación de una distribuidora

Aunque cambie el rubro (alimentos, bebidas, limpieza, ferretería, repuestos, farmacia), la estructura se parece:

• Preventistas y rutas. Vendedores que visitan a los clientes con una frecuencia fija y levantan pedidos, hoy con una aplicación, antes con talonario. Cada uno tiene una zona y una cartera de 80 a 300 clientes.
• Listas de precios múltiples. Tres, cinco o diez listas según el tipo de cliente, el volumen o la zona, más bonificaciones por cantidad y por pago contado. El mismo artículo tiene diez precios posibles.
• Cuentas corrientes largas. Cientos de clientes con plazos de 7 a 45 días, muchos de ellos comercios chicos con poca formalidad.
• Logística propia o tercerizada. Camiones, choferes, hojas de ruta y devoluciones que vuelven con el camión.
• Compra en volumen. Pocos proveedores grandes, listas que cambian seguido y acuerdos comerciales con condiciones que hay que controlar.

Los sistemas de gestión más comunes en el rubro son Tango Gestión y Dux, con Bejerman y sistemas a medida en las más grandes o más antiguas. En Córdoba y el interior, donde las distribuidoras son una parte importante de las pymes, la mezcla es parecida.

Cinco preguntas que un dueño le hace a un agente

Estas son las preguntas que más se repiten cuando un dueño de distribuidora prueba un agente de IA conectado a su sistema:

1. "¿Cómo viene la venta de este mes contra el anterior, por preventista?" Quién está arriba de su objetivo y quién no, y en qué clientes se explica la diferencia.
2. "¿Qué clientes compraban todos los meses y este mes no compraron?" Los clientes perdidos se detectan tarde porque nadie los busca; el agente los lista con su última compra y su preventista.
3. "¿Quién me debe más de 30 días y sigue comprando?" La combinación que más duele: el cliente vencido al que se le sigue despachando.
4. "¿Qué artículos están por debajo del punto de pedido?" Con 1.500 a 6.000 artículos, los faltantes de los que más rotan son ventas perdidas directas.
5. "¿Cuánto margen me dejó cada lista de precios?" La lista 4 vende mucho, pero después de bonificaciones puede dejar menos que la 2.

Ninguna de las cinco requiere un dato nuevo. Todas se responden con ventas, cuentas corrientes, stock y precios que ya están cargados. Las preguntas 3 y 4 tienen artículo propio: cobranzas y control de stock.

Qué datos hacen falta del sistema

Para responder esas preguntas, un agente necesita leer, en modo lectura, estos conjuntos de datos. Con los nombres que usan Tango y Dux:

• Comprobantes de venta (facturas, notas de crédito y débito) con fecha, cliente, vendedor, lista de precios y renglones con artículo, cantidad, precio y bonificación.
• Clientes, con zona, vendedor asignado, condición de venta, límite de crédito y lista de precios.
• Cuentas corrientes: saldos, comprobantes pendientes y recibos con fecha de imputación.
• Artículos con familia, proveedor habitual, costo de reposición y precio por lista.
• Stock actual por depósito y movimientos.
• Comprobantes de compra, para calcular costo y margen, y para que el Conciliador pueda cargar las facturas de proveedores con aprobación de su equipo.

Si los recibos se cargan con días de atraso o los preventistas no están asignados a cada comprobante, el agente va a responder sobre datos incompletos. Antes de conectar nada, conviene revisar esos dos puntos; es lo que más condiciona la calidad de las respuestas.

Un ejemplo con números: Distribuidora Ejemplo SRL

Distribuidora Ejemplo SRL vende alimentos y limpieza en el interior de Córdoba: 9 preventistas, 1.400 clientes activos, 2.200 artículos, 4 listas de precios, $310 millones de facturación mensual y una cuenta corriente promedio de $240 millones. Usa Tango, con los recibos cargados en el día.

Lo que el agente respondió la primera semana, con datos de ejemplo:

Usted: ¿Qué clientes compraban todos los meses y en octubre no compraron?

Pulso: 63 clientes compraron todos los meses de marzo a septiembre y no tienen comprobantes en octubre. Suman $11,2 millones de compra mensual promedio. 28 de ellos son de la ruta de Javier P., cuya venta cae un 17% este mes. Los diez más grandes se los mando con teléfono y última compra.

Usted: ¿Cuánto me deja cada lista de precios?

Pulso: Margen bruto de octubre sobre costo de reposición: lista 1 (mostrador), 31%; lista 2 (minoristas), 24%; lista 3 (autoservicios), 19%; lista 4 (mayoristas), 12%. La lista 4 factura el 38% del total y aporta el 21% del margen. En la lista 4, 14 artículos se venden por debajo del costo de reposición después de bonificaciones; son $4,1 millones de venta con margen negativo.

Usted: ¿Quién me debe más de 30 días y sigue comprando?

Pulso: 41 clientes, $27,6 millones vencidos a más de 30 días, con pedidos despachados en los últimos siete días por $9,3 millones. Los cinco mayores concentran $14 millones. Ninguno tiene límite de crédito cargado en el sistema.

Con esas tres respuestas el dueño tomó tres decisiones en una semana: el preventista salió a recuperar los 63 clientes (volvieron 37 en noviembre), se corrigieron los 14 precios de la lista 4 y se cargaron límites de crédito para los 41 clientes vencidos. El margen bruto total subió 1,4 puntos en dos meses, unos $4,3 millones por mes sobre esa facturación.

Qué no resuelve la IA

Conviene ser claro con los límites:

• No vende. El preventista sigue siendo quien visita, negocia y levanta el pedido. El agente le dice a quién visitar primero.
• No cobra. Arma la lista y dice quién se atrasó; la llamada la hace una persona.
• No corrige datos mal cargados. Si los recibos entran con una semana de atraso, la cuenta corriente que lee está atrasada una semana.
• No reemplaza el sistema de gestión. Lee Tango o Dux; no los sustituye. Tampoco reemplaza el ruteo logístico ni la aplicación de los preventistas.
• No decide precios. Muestra qué lista deja qué margen y qué artículos pierden plata; la decisión sobre la lista sigue siendo comercial.

Lo que sí hace es sacar del medio el trabajo de armar: las cinco preguntas de arriba se responden en segundos en lugar de en una mañana de planillas, y los avisos (clientes perdidos, faltantes, vencidos que siguen comprando) llegan solos cada semana.

Para empezar, el Consultor de Gestión se conecta a Tango o a Dux en modo lectura; si su distribuidora usa otro sistema, un agente puede conectarse si hay API o acceso de lectura a la base, y lo revisamos antes de cotizar. Si quiere ver estas preguntas respondidas sobre su propia operación, coordine una demo y traiga las tres que más le cuestan hoy.