Orden de compra

La orden de compra es el documento con el que la empresa le pide a un proveedor una mercadería o un servicio, con cantidades, precios unitarios, plazo de entrega y forma de pago. Una vez aceptada, fija las condiciones: si después la factura llega con otro precio, la orden es la prueba de lo que se pactó. En empresas chicas la "orden" suele ser un mensaje de WhatsApp; el problema aparece cuando hay que controlar la factura meses después y nadie encuentra el mensaje.

El control clásico se llama de tres vías: orden de compra, remito de recepción y factura tienen que coincidir en producto, cantidad y precio antes de autorizar el pago. Cuando algo no cierra (llegaron 90 unidades de 100, el precio subió un 8 % sin aviso), la diferencia se reclama antes de pagar y no después.

Panificadora Ejemplo emite una orden de compra por 5.000 kg de harina 000 a $720 el kilo, entrega en siete días, pago a 30. El remito llega con 4.800 kg. La factura, tres días después, viene por 5.000 kg a $745. La administración compara los tres documentos: hay 200 kg que no entraron y una diferencia de precio de $25 por kilo. Pide al proveedor una nota de crédito por $268.000 antes de programar el pago.

El Conciliador trabaja precisamente sobre este control: cuando entra una factura de proveedor, busca la orden de compra y el remito asociados en el sistema, compara cantidades y precios, y presenta las diferencias para que una persona decida. Si todo coincide, propone cargar la factura; si no, no la carga. En sistemas como Tango o Dux la orden ya existe como comprobante y el agente la toma de ahí.