CAE (código de autorización electrónico)

El CAE es la autorización que ARCA le da a cada factura electrónica. Cuando el emisor envía los datos del comprobante, ARCA los valida (que el punto de venta exista, que el CUIT del receptor sea válido, que los importes cierren) y devuelve un código de 14 dígitos y una fecha de vencimiento. Ese código, junto con el CUIT del emisor, el tipo y el número de comprobante, se imprime en la factura y se codifica en el código QR que permite verificarla en el sitio de ARCA. Si la validación falla, no hay CAE y no hay factura.

Para el receptor, el CAE es el control de que la factura que le mandaron es real: un proveedor puede enviar un PDF con aspecto de factura que nunca fue informado a ARCA, y ese comprobante no da crédito fiscal ni sirve como gasto. Existe también el CAEA, una autorización anticipada que ARCA otorga a grandes emisores para facturar sin conexión y que después informan en lote.

Clínica Veterinaria Ejemplo recibe 60 facturas de proveedores por mes. En abril, una factura de un proveedor nuevo de alimento balanceado por $2,3 millones tiene un CAE que, al verificarlo con el QR, ARCA no reconoce: el proveedor la emitió desde un sistema sin conexión y nunca la informó. La clínica no la carga, reclama, y el proveedor emite la factura correcta tres días después. Si la hubiera cargado, habría computado $399.000 de crédito fiscal que ARCA le habría impugnado.

Verificar el CAE es uno de los controles que el Conciliador aplica a cada comprobante de proveedor antes de proponer la carga: lee el código del PDF o del QR, revisa que corresponda al CUIT emisor y al número de comprobante, y marca el comprobante como observado cuando no coincide o cuando la fecha de vencimiento del CAE es anterior a la fecha de emisión. Esa validación es la que evita cargar facturas inexistentes.