Base de datos

La base de datos es donde vive la información de un sistema: tablas de clientes, artículos, comprobantes, movimientos de stock, cada una con sus columnas y relacionadas entre sí (cada comprobante apunta a un cliente, cada renglón del comprobante a un artículo). El sistema de gestión que se ve en pantalla es, en el fondo, una interfaz para leer y escribir esa base. Los motores más comunes en software de gestión argentino son SQL Server, MySQL y PostgreSQL.

Entender esto sirve al dueño por tres razones. Primero, la base es el activo: si cambia de sistema, lo que hay que migrar es la base, y conviene saber si el proveedor la entrega en un formato abierto. Segundo, las copias de seguridad son copias de la base; hay que saber dónde están y probar restaurarlas. Tercero, cuando el sistema no tiene API, muchas veces se puede leer la base directamente (solo lectura) para reportes o para que un agente responda preguntas, con el cuidado de no tocar lo que el sistema escribe.

Distribuidora Ejemplo SRL usa un sistema de gestión instalado en un servidor propio, con una base SQL Server de 14 GB y 9 años de historia: 2,3 millones de renglones de venta, 31.000 artículos, 4.100 clientes. Cuando quisieron un tablero de ventas por zona que el sistema no traía, el proveedor les habilitó un usuario de solo lectura sobre la base. Un consultor armó el tablero en una semana sin tocar el sistema. La copia de seguridad diaria, que nadie había probado, resultó estar fallando desde hacía 4 meses.

Para que el Consultor de Gestión responda, necesita leer los datos de la empresa: por la API del sistema cuando la hay, o con un acceso de solo lectura a la base de datos cuando el sistema no ofrece otra vía. Las credenciales las otorga la empresa y pueden limitarse a las tablas necesarias. El agente nunca escribe en la base; el Conciliador, que sí carga comprobantes, lo hace a través del sistema y no sobre las tablas.